ЗВОНИТЕ!Федеральным Законом № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. (с изменениями и дополнениями) регулирует архивную обработку документов, образующихся в процессе деловой деятельности организации, и не зависит от формы собственности и сферы деятельности.
Архивная обработка документов – это комплекс работ, направленных на упорядочивание документов, образующихся в процессе деловой деятельности организации. Качественная архивная обработка документов позволяет избежать проблем, связанных с поиском необходимых документов для составления отчетов, проведения аудиторских и других проверок организации Государственными органами РФ, предоставлении справок социально-правового характера, потерей документов при переезде организации.
В процессе деятельности любой организации вне зависимости от сферы деятельности и формы собственности образуются следующие основные виды документов:
Документы, связанные с основной деятельностью организации – Учредительные документы, Протоколы заседаний Совета Директоров и акционеров, приказы по основной деятельности, собраний акционеров, годовые бухгалтерские балансы, сметы расходов и доходов, штатные расписания. Срок сохранения документов по основной деятельности – постоянно. В организациях, которые не являются источниками комплектования муниципальных и государственных архивов, срок сохранения документов по основной деятельности организации не может быть менее 10 лет.
Документы по личному составу – трудовые договоры (контракты), приказы о приеме на работу и увольнении, переводе работников, документы по начислению заработной платы (расчетные ведомости, лицевые счета), личные карточки уволенных сотрудников (форма Т-2). Документы по личному составу следует хранить в архиве 75 лет.
Документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью – регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и их приложения, договоры об оказании и получении услуг, переписка по существенным вопросам деятельности. Документы по финансово-хозяйственной деятельности следует хранить в архиве 5 лет.
Архивная обработка документов охватывает комплекс мероприятий:
Проведение экспертизы и изучения ценности документов с целью определения сроков их хранения , а также определение практической, исторической и научной ценности документов.
Выделение и создание дел постоянного, временного и долговременного сроков сохранения.
Выделение и создание дел и документов по личному составу организации.
Оформление дел – систематизация документов внутри дела (подбор документов по датам составления документа, выделение копийных документов), нумерация листов, составление заверительных надписей, составление внутренних описей (при необходимости), переплетные работы, оформление обложек дел.
Составление описей дел и предисловия к описям дел, с исторической справкой к фонду.
Составление акта об уничтожении дел, утративших научное, историческое и практическое значение.